행사 자료를 만들 때 순서대로 여는 곳

행사 자료를 만들 때 순서대로 여는 곳

행사 기획은 기획 단계부터 실행, 마무리까지 다양한 도구와 정보가 요구되는 작업이다. 처음 시작하는 경우 어디서부터 정보를 찾아야 할지 막막할 수 있으며, 여러 프로그램을 사용하고 정보를 탐색하는 과정을 거쳐 효율적인 무료 사이트들을 발견할 수 있다.

특히 예산 제약이 있는 상황에서는 무료로 활용 가능한 도구를 아는 것이 중요하다. 이 글에서는 행사 기획에 유용하게 사용될 수 있는 무료 사이트 7곳을 소개한다. 이들 사이트는 프로젝트 진행 속도를 향상시키고 업무 효율을 높이는 데 기여할 수 있다.

PDF Candy

PDF Candy는 PDF 파일 편집이 필요한 경우 유용하게 활용할 수 있는 온라인 도구이다. PDF 관련 작업들을 효과적으로 처리하는 데 도움을 준다.

주로 행사 제안서나 결과 보고서의 내용을 수정하거나, PDF 파일에 서명을 추가해야 할 때, 또는 여러 개의 이미지 파일을 하나의 PDF로 병합해야 할 때 사용된다. 파일 변환 기능이 다양하다는 것이 특징이다. PDF를 워드나 JPG로 변환하는 것은 물론, 반대로 워드나 JPG를 PDF로 변환하는 것도 깔끔하게 처리된다.

PDF 파일 용량이 너무 클 때 압축하는 기능도 유용하다. 행사 자료를 이메일로 전송할 때 파일 크기 제한으로 어려움을 겪는 경우, PDF Candy의 압축 기능을 통해 용량을 상당 부분 줄일 수 있다. 해상도를 크게 손상시키지 않으면서도 용량을 30% 이상 줄일 수 있는 경우도 있다.

Notion

Notion은 ‘만능 도구’라는 표현에 걸맞은 기능을 제공한다. 개인 무료 계정으로도 강력하게 활용할 수 있어, 많은 팀에서 개인용으로 사용되고 있다. 단순한 메모장 기능 외에도 다양한 기능을 제공한다.

행사 기획 단계에서 필요한 자료들을 한곳에 모아두는 용도로 활용될 수 있다. 경쟁사 분석 자료, 컨셉 아이데이션, 아이디어 스케치, 참고할 만한 레퍼런스 이미지나 영상 링크 등을 Notion 페이지 내에 정리할 수 있다. 각 행사마다 별도의 페이지를 생성하고, 필요한 섹션을 나누어 관리하면 추후 자료 참고가 용이하다.

업무 관리 도구로도 훌륭한 기능을 제공한다. 간단한 태스크 리스트를 만들고, 담당자를 지정하고, 마감일을 설정할 수도 있다. 특히 여러 프로젝트를 동시에 진행할 때, 각 프로젝트별 체크리스트를 만들어 두면 누락 없이 꼼꼼하게 관리가 가능하다.

Notion의 ‘템플릿’ 기능은 유용한 활용법 중 하나이다. 자주 사용하는 문서 양식이나 프로젝트 관리 구조를 템플릿으로 생성해 두면, 새로운 프로젝트 시작 시 이를 복사하여 활용할 수 있다. 예를 들어, 행사 기획안 템플릿을 사용하면 기획안 초안을 빠르게 완성하는 데 도움이 될 수 있다.

구글 번역

해외 클라이언트와의 소통이나 해외 행사 자료 참고 시 구글 번역은 필수적인 도구이다. 단순히 텍스트 번역뿐만 아니라, 웹사이트 전체 번역 기능이나 이미지 속 텍스트 번역 기능도 제공된다.

해외 행사 트렌드 파악을 위해 외국 웹사이트나 관련 기사를 열람할 때 유용하게 사용된다. 예를 들어, 유럽에서 최근 유행하는 페스티벌 컨셉이나 새로운 기술을 활용한 전시 행사 정보를 찾아볼 때, 영어로 된 자료를 번역하여 내용을 파악할 수 있다. 텍스트 입력 외에, 웹페이지 주소를 입력하면 해당 페이지 전체를 한국어로 번역해 주는 기능은 매우 유용하다.

해외 박람회 브로슈어와 같이 이미지 기반의 외국어 자료를 접했을 때, 구글 번역의 카메라 번역 기능을 활용할 수 있다. 스마트폰으로 이미지를 촬영하여 업로드하면, 이미지 내 텍스트를 즉시 번역하여 행사 부스나 참가 업체 정보를 파악하는 데 도움을 준다.

번역이 어색한 부분은 다른 번역 도구들과 비교하여 활용하는 것이 좋다. 완벽하게 매끄러운 번역이 아니더라도, 전체적인 맥락을 이해하는 데는 문제가 없는 경우가 많다.

FreeToolbox

FreeToolbox는 다양한 온라인 무료 도구들을 한곳에 모아 놓은 웹사이트이다. 그중 ‘진실 혹은 도전 (랜덤 질문)’ 도구는 팀 MT나 워크숍 등에서 레크리에이션 시간을 가질 때 분위기를 조성하는 데 활용될 수 있다.

이 사이트에는 약 200개가 넘는 질문들이 ‘순한맛’, ‘중간맛’, ‘매운맛’으로 난이도별로 준비되어 있다. 예를 들어, “가장 기억에 남는 어린 시절 추억은?”, “최근 가장 크게 웃었던 일은?”과 같은 질문들이나, “가장 듣기 싫은 잔소리는?”, “절대 하지 않을 것 같은 행동은?”과 같은 질문들을 선택할 수 있다.

이 도구의 장점은 회원가입이나 별도의 프로그램 설치 없이 브라우저에서 즉시 실행된다는 점이다. 행사 준비 중 갑작스럽게 레크리에이션이 필요해질 때 유용하게 활용될 수 있다. 몇 가지 질문을 미리 선택하거나, 즉석에서 랜덤으로 질문을 뽑아 진행할 수 있다.

이 도구를 활용할 때는 너무 자극적이거나 개인적인 질문보다 서로를 알아가는 데 도움이 되는 질문을 선택하는 것이 권장된다. 이를 통해 팀원들의 새로운 모습을 발견하고 친목을 도모하는 계기를 마련할 수 있다.

Google Trends

신규 행사를 기획하거나 기존 행사의 컨셉을 업데이트하고자 할 때 Google Trends를 활용할 수 있다. 특정 키워드의 현재 검색량과 시간 경과에 따른 검색량 변화를 한눈에 파악할 수 있다.

행사의 주제나 네이밍을 결정할 때 이 도구가 자주 활용된다. 예를 들어, ‘친환경’ 키워드를 중심으로 행사를 기획할 때, ‘친환경 행사’, ‘지속가능한 축제’, ‘ESG 캠페인’과 같은 관련 키워드들의 검색량 추이를 비교할 수 있다. 어떤 키워드가 대중적으로 더 많은 관심을 받는지, 특정 시기에 검색량이 급증하는 패턴은 없는지 등을 파악할 수 있다.

예를 들어, ‘MZ세대를 위한 커리어 페어’와 같은 행사 기획 시 Google Trends를 활용하여 ‘취업’, ‘이직’, ‘커리어’, ‘직무 탐색’ 등 관련 키워드의 검색량 변화를 분석할 수 있다. 이를 통해 젊은 세대의 관심 분야나 정보 탐색 키워드를 파악하고, 특정 프로그램에 집중하는 데 활용될 수 있다.

트렌드를 파악할 때는 너무 최신 데이터만 쫓기보다는 과거 데이터와 비교하여 장기적인 관심도를 살펴보는 것이 중요하다. 특정 이슈로 인해 갑자기 검색량이 늘어난 키워드는 단기적인 관심일 가능성이 높으므로, 꾸준히 검색량이 유지되거나 서서히 증가하는 키워드를 발굴하는 것이 행사 기획에 더 효과적이다.

Pixabay

행사 제안서나 홍보물 제작 시 이미지 활용은 필수적이다. Pixabay는 고품질 무료 이미지를 제공하는 대표적인 사이트 중 하나이다. 사진, 일러스트, 벡터 이미지, 영상 등 다양한 자료를 저작권 걱정 없이 다운로드하여 사용할 수 있다.

행사 컨셉에 맞는 메인 이미지, 프레젠테이션 자료용 배경 이미지, SNS 홍보물용 아이콘 등을 찾을 때 Pixabay가 활용될 수 있다. 특히 행사 포스터나 배너 디자인에 필요한 고해상도 사진을 찾는 데 자주 사용된다.

예를 들어, ‘여름 축제’ 컨셉의 행사를 기획한다면, ‘summer festival’, ‘beach party’, ‘outdoor concert’와 같은 키워드로 검색하여 행사 분위기에 적합한 이미지를 찾을 수 있다. Pixabay는 다양한 검색 결과와 함께 필터 기능을 제공하여 원하는 스타일의 이미지를 비교적 쉽게 찾을 수 있도록 돕는다.

유용한 활용법으로는 단순히 키워드만 입력하여 검색하는 것 외에, 비슷한 스타일의 이미지를 찾고 싶을 때 ‘Similar Images’ 기능을 활용하는 것이다. 마음에 드는 이미지를 하나 찾으면, 그 이미지와 유사한 스타일이나 구도의 다른 이미지들을 찾아볼 수 있어 시간 절약 및 결과물 개선에 기여할 수 있다.

구글 문서

구글 문서는 많은 팀에서 문서 작업에 활용되는 필수적인 도구이다. 특히 여러 사람이 함께 기획안을 수정하거나, 행사 관련 회의록을 작성할 때 실시간으로 협업할 수 있다는 점이 가장 큰 강점이다.

예를 들어, 클라이언트 미팅을 위한 행사 제안서 최종본을 만들 때, 한 사람이 초안을 작성하여 구글 문서에 공유하면, 다른 팀원들이 각자 맡은 부분을 수정하고 추가하는 방식으로 진행할 수 있다. 누가 어떤 부분을 언제 수정했는지 기록이 남기 때문에, 내용 혼란이나 실수 발생 가능성이 적다.

구글 문서의 ‘댓글’ 기능은 유용한 기능 중 하나이다. 특정 문장이나 단락에 대해 궁금한 점이나 수정 의견을 댓글로 남기면, 해당 내용을 확인한 사람이 바로 답글을 달면서 빠르고 명확하게 의견을 조율할 수 있다.

행사 당일 현장에서 사용될 최종 체크리스트나 업무 분담표 등을 구글 문서로 작성하여 팀원들과 공유할 수 있다. 행사 당일 인터넷 연결이 불안정할 수도 있으므로, 미리 오프라인에서도 작업할 수 있도록 설정해두는 것이 권장된다.

어떤 상황에 어떤 도구?

다음은 각 상황에 따라 활용할 수 있는 도구들에 대한 간략한 정리이다.

* PDF 파일 편집, 변환, 압축이 필요할 때는 PDF Candy가 유용하다. 행사 제안서나 결과 보고서 등 PDF 자료를 다룰 때 활용할 수 있다.
* 아이디어를 기록하고, 프로젝트 관련 정보를 체계적으로 관리하고 싶다면 Notion이 적합하다. 개인 메모나 팀 협업 공간으로 활용도가 높다.
* 해외 자료를 번역하거나 외국어 콘텐츠를 이해해야 할 때는 구글 번역의 도움을 받을 수 있다. 웹페이지 전체 번역이나 이미지 속 텍스트 번역 기능이 강력하다.
* 행사 분위기를 조성하는 레크리에이션 게임이나, 팀원들과 즐거운 시간을 보내고 싶을 때는 FreeToolbox의 랜덤 질문 기능을 활용할 수 있다.
* 새로운 행사 주제나 컨셉을 정할 때, 어떤 키워드가 대중적으로 인기 있는지 알고 싶다면 Google Trends를 활용하는 것이 좋다. 최신 트렌드를 파악하는 데 도움이 된다.
* 행사 관련 이미지나 영상을 찾을 때, 저작권 걱정 없이 고품질 자료를 얻고 싶다면 Pixabay를 추천한다.
* 여러 사람과 함께 문서를 작성하고 수정해야 하거나, 실시간으로 협업해야 할 때는 구글 문서가 가장 효율적이다.

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. 이 도구들은 정말 다 무료인가요? 혹시 숨겨진 비용은 없나요?

A1. 소개된 7가지 도구는 모두 무료로 활용 가능한 기능이 많다. 특히 PDF Candy, 구글 번역, Google Trends, Pixabay는 거의 모든 기능을 무료로 제공한다. Notion과 구글 문서는 개인 계정으로 무료 사용 범위가 매우 넓다. FreeToolbox도 회원가입 없이 바로 사용할 수 있는 도구들이 많다. 물론, 각 서비스마다 더 많은 기능이나 용량을 제공하는 유료 플랜이 있을 수 있지만, 행사 기획 업무에서는 무료 버전만으로도 충분히 활용할 수 있는 경우가 많다.

Q2. 행사 기획 초보인데, 이 중에서 어떤 도구부터 시작하는 게 좋을까요?

A2. 행사 기획 초보의 경우, 구글 문서와 Notion을 먼저 익히는 것이 권장된다. 구글 문서는 기본적인 문서 작업과 협업에 필수적이며, Notion은 아이디어 정리부터 업무 관리까지 폭넓게 활용할 수 있기 때문이다. 이 두 가지에 익숙해지면, 행사 기획 과정 전반을 훨씬 체계적으로 관리할 수 있다. 이후 필요에 따라 PDF Candy로 파일 관리를 하거나, Pixabay에서 이미지를 찾아보는 식으로 활용을 확장해 나갈 수 있다.

Q3. 이 도구들 말고 더 추천할 만한 무료 사이트가 있을까요?

A3. 물론이다. 시각적인 자료 제작에는 Canva와 같은 사이트가 유용하다. 다양한 템플릿을 활용하여 카드 뉴스나 인포그래픽 같은 홍보물을 쉽게 만들 수 있다. 또한, 아이디어를 시각적으로 정리할 때는 MindMeister와 같은 마인드맵 도구를 활용할 수 있으며, 무료 버전으로도 많은 기능을 이용할 수 있다. 이 외에도 각 분야별로 유용한 무료 도구들이 많으므로, 지속적인 탐색이 중요하다.